Online Sekreterlik Nedir? Uzaktan Sekreter Olarak Çalışmak İsteyenler İçin Rehber

Online Sekreterlik Nedir?

Online sekreterlik, bir işletmenin müşteri iletişimi ve günlük operasyonlarında uzaktan destek sağlayan çalışma modelidir.

Geleneksel sekreterlikte çalışan genellikle işletmenin fiziksel konumunda bulunur. Online sekreterlikte ise müşteri mesajları, randevu talepleri, geri dönüşler ve izin verilen diğer iletişim süreçleri uzaktan yönetilebilir.

Online sekreter hangi işleri yapabilir?

İşletmenin verdiği yetkiye göre online sekreter:

• Müşteri mesajlarını yanıtlayabilir
• Randevu taleplerini yönetebilir
• Uygun saatleri kontrol edebilir
• Randevu değişikliklerini takip edebilir
• İşletmeye not iletebilir
• Geri dönüş bekleyen müşterileri takip edebilir
• Bağlanan sosyal medya kanallarındaki müşteri iletişimine destek olabilir

Görev kapsamı her işletmede aynı değildir. Temsilci yalnızca kendisine verilen yetkiler dahilinde işlem yapmalıdır.

Online sekreter ile çağrı merkezi aynı şey mi?

Her zaman değil.

Klasik çağrı merkezi modeli çoğu zaman yüksek hacimli telefon trafiğini yönetmeye odaklanır. Online sekreterlik ise işletmenin günlük çalışma biçimine daha yakın bir rol üstlenebilir.

Örneğin bir klinikte online sekreter yalnızca müşterinin sorusunu cevaplamakla kalmayıp uygun yetki varsa randevu sürecini ilerletebilir veya geri dönüş talebini işletmeye iletebilir.

Aymudo bu modeli nasıl destekler?

Bir temsilcinin her işletmenin bütün ayrıntılarını ezberlemesi sürdürülebilir değildir.

Aymudo, yetkilendirilen kapsam dahilinde işletme bilgilerini, hizmetleri, çalışma saatlerini, iletişim kurallarını ve ilgili operasyonel bağlamı temsilcinin kullanımına sunmayı amaçlar.

Bu nedenle temsilci değişse bile işletmenin birikiminin tamamen sıfırdan aktarılması gerekmez.

Geçmiş iletişim neden önemlidir?

İşletmeler zaman içinde kendilerine özgü bir iletişim biçimi oluşturur.

Hangi soruya nasıl yaklaşılır? Hangi bilgi paylaşılabilir? Hangi durumda işletmeye danışılır? Hangi konu takip gerektirir?

Aymudo, işletmenin izin verdiği geçmiş iletişimlerden bu çalışma biçimini öğrenmeye yardımcı olabilir ve gerekli bağlamı temsilciye sunabilir.

Gizlilik nasıl korunur?

Online müşteri hizmetlerinde en önemli konulardan biri erişim sınırıdır.

Aymudo Customer Service yaklaşımında temsilcinin bütün işletmelere ve bütün müşteri kayıtlarına sürekli erişmesi hedeflenmez. Temsilci yalnızca yetkili olduğu görev ve işletme kapsamında gerekli bilgiye erişmelidir.

Kimler online sekreter olabilir?

Müşteri iletişimini seven, düzenli çalışan ve takip konusunda dikkatli olan kişiler için online sekreterlik uygun bir çalışma alanı olabilir.

Özellikle:

• müşteri hizmetleri deneyimi olanlar
• sekreterlik veya resepsiyon deneyimi olanlar
• randevu yönetiminde deneyimli kişiler
• uzaktan çalışmak isteyenler
• farklı sektörlerle çalışmaya açık kişiler

bu alanda kendilerini geliştirebilir.

Aymudo Customer Service'e başvuru

Aymudo'da temsilci adayları deneyim, beceri, dil, sektör geçmişi ve çalışma uygunluğu gibi bilgilerini sisteme ekleyebilir.

Başvurular değerlendirilir; onaylanan temsilciler operasyon ihtiyacına ve çalışma modeline göre görev alabilir.

Sonuç

Online sekreterlik, işletmenin iletişim yükünü uzaktan üstlenen gerçek bir operasyon rolüdür.

Teknoloji bu rolün yerine insan koymak için değil, insan temsilcinin doğru bilgiye daha hızlı erişebilmesi ve işleri düzenli takip edebilmesi için kullanılabilir.

Aymudo Customer Service'in yaklaşımı da tam olarak budur: müşterinin karşısında insan, arkasında işletmenin düzenli bağlamı.